Wo Best und Good Practice alleine nicht mehr weiter hilft

Diese Form von Home Office ist: alles andere als normal!

Home Office und verteiltes Arbeiten wird schon lange diskutiert. Und trotz der vielen Vorteile, die das verteilte Arbeiten und das Arbeiten aus dem Home Office bieten, waren viele Unternehmen nicht vorbereitet auf diese plötzliche, durch Corona ausgelöste Umstellung. Überall im Netzt und in den Printmedien sind jetzt Ratgeber und Leitfäden für das erfolgreiche Arbeiten im Home Office zu finden. Doch ist die Situation, die wir derzeit vorfinden überhaupt vergleichbar mit der normalen Praxis? Oder hat uns die VUCA-Welt mal wieder die volle Ladung Komplexität gegönnt, in der Best und Good Practice alleine eben nicht mehr helfen?

Von Sabine Wojcieszak

Das Arbeiten von zuhause ist derzeit sehr populär – und das auch zu Recht. #stayhome und #stayhealthy sind die Hashtags, die derzeit dazu führen sollen, die Kurve der Neuinfektion abzuflachen. Zum Eigenschutz und zum Schutz anderer bleiben wir teilweise freiwillig oder auch gezwungenermaßen zuhause. Und wenn das eigene Unternehmen nicht gerade Kurzarbeit angeordnet hat, wird versucht, den Betrieb von Esszimmertisch, vom Sofa oder im Idealfalle vom Schreibtisch aus am Laufen zu halten. Plötzlich arbeiten alle vom „Home Office“ aus und es werden Stimmen laut, die sich freuen, dass jetzt endlich das geschafft ist, wofür sie lang gekämpft haben. Corona macht New Work und Home Office endlich möglich! Die Corona-Krise als der Heilsbringer für das verteilte Arbeiten? Viele frohlocken schon, dass sich das Arbeiten nach der Krise maßgeblich verändert haben wird. Und ja, sicher wird es Veränderungen geben – doch die Frage bleibt: sind es wirklich die Veränderungen, die wir wollen! Es ist auch richtig, dass Menschen manchmal sozusagen in das kalte Wasser gestoßen werden müssen, um das Schwimmen zu lernen. Doch in dem Falle ist es immer gut, wenn jemand da ist und im Ernstfalle für eine Rettung sorgt!

Bei getNext IT finden wir verteiltes Arbeiten, remote Arbeit und New Work nicht nur gut, wir leben es sogar – auch schon vor Corona. Die Entscheidung treffen zu können, von wo wir an welchem Tag arbeiten, ist wirklich hilfreich und motivierend. Die Chance, an einem interessanten Ort Workation zu machen, ist großartig und führt stets zu super Ergebnissen.

Doch wir wissen auch, wie viel Disziplin es erfordert, wie wichtig die richtige Kommunikation, das richtige Mindset im Umgang miteinander und die entsprechende technische Ausstattung für einen guten Ablauf sind. Die Situation, in der sich viele Unternehmen und auch viele unserer Kunden gerade befinden hat, wenig mit dem zu tun, was eigentlich unter verteiltem Arbeiten oder Home Office verstanden wird. Und es hat noch weniger mit New Work und der Motivation dahinter zu tun.

Schauen wir uns einmal den Mythos vom Home Office an: normalerweise versteht man unter Büro einen extra Arbeitsplatz, der nach deutschem Recht sogar diversen Anforderungen entsprechen muss. Rein rechtlich müssen Unternehmen, die ihren Mitarbeitern das Arbeiten aus dem Home Office gestatten, sogar einmal überprüfen, ob die Anforderungen erfüllt sind. Realität heute: die Mitarbeiter arbeiten am Esstisch und müssen sich diesen sogar noch mit dem Partner oder den anderen kleinen Co-Workern, die ja auch zuhause sind, teilen. Oder sie versuchen, es sich auf dem Sofa mit dem Laptop bequem zu machen – ein Traum, oder? Damit erfüllt sich genau das, worüber früher in Unternehmen Kollegen immer wieder gewitzelt wurde: „Home Office – du meinst, du sitzt auf dem Sofa und ´arbeitest`?“ Das mag mal für einen Tag ganz schön sein, aber auf unbestimmte Zeit den Arbeitsplatz „Sofa“ zu nutzen, ist eher wenig befriedigend. Fakt ist, dass sicher nun bei einem Teil der Leute, die jetzt von zuhause arbeiten, wir nicht über Home Office sprechen können!

Wer von seinem Unternehmen schon vorher die Chance hatte, im Home Office zu arbeiten, wird gerade ganz deutlich den Unterschied spüren, da die ganze Familie auch zuhause ist. Ein Bekannter, der schon seit vielen Jahren im Home Office arbeitet, ist vollkommen genervt: „Normalerweise bin ich den ganzen Tag über alleine hier im Haus und habe meine Ruhe! Jetzt sind ständig 7 Personen hier und es ist einfach nur laut! Ich kann mich nicht mehr richtig konzentrieren, mein Fokus ist weg!“ Genau das ist ein wichtiger Punkt; viele nutzen das Home Office, um Aufgaben mal konzentriert und ungestört abarbeiten zu können. Ist die ganze Familie zuhause, wird es unruhig. Und wer dann kein eigenes Büro hat, wo auch einmal die Tür geschlossen werden kann, sitzt im Zentrum der Unruhe und soll da fokussiert arbeiten. Auch das geht vielleicht mal ein oder zwei Tage lang. Doch momentan stauen sich bei uns überschüssige Energien, Frust und Angst an – nicht nur bei Kindern. Schon im Urlaub würde es einige Familien und Paare an ihre Grenzen führen, wären sie solange nur auf sich angewiesen mit keiner Möglichkeit, mal etwas zu unternehmen. Diese „Kasernierung“ zusammen mit den Unsicherheitsfaktoren, wie lange das noch dauern wird, der Angst um die Gesundheit und den Arbeitsplatz sowie der Umgewöhnung stellen eine enorme Belastung für Mitarbeiter dar. Ganz sicher fühlt sich das nicht immer gut an! Gleichzeitig müssen Kollegen, die eben diese zusätzlichen Herausforderungen durch Home Schooling und andauerndes Entertainment der Kinder meistern müssen, mit Kollegen zusammenarbeiten, die davon frei sind. Verständnis für die Situation des Anderen ist dabei von großer Bedeutung, denn das, was wirklich leistbar ist, wird stark variieren!

Und jetzt einmal ein kombiniertes Szenario: der Arbeitsplatz ist der Küchentisch, zwei Kids und ein Partner sind auch zuhause und Sie haben eine Videokonferenz…versuchen Sie einmal, sich in diese Situation hineinzuversetzen. Es wird sicher klar, dass es sich falsch anfühlt, dies als das normale Home Office zu glorifizieren!

Auch hat Home Office in der Regeln nichts mit Zwang zu tun, sondern ist eine freie Wahl und eine Option – von beiden Seiten: für Mitarbeiter wie für Arbeitgeber.

Wenn von New Work die Rede ist, dann wird in der Regel nicht zwangsläufig über das Home Office gesprochen, sondern über das Arbeiten von wo auch immer. Gemeint ist damit die Möglichkeit, sich seinen Arbeitsort selber wählen zu können: zuhause, im Coworking Space oder sogar von einem ganz anderen Ort auf der Welt zum Beispiel auf Workation. Gemeint ist damit die Freiheit entscheiden zu können, ob wir unsere Arbeit lieber im Büro verrichten oder von woanders. Diese Wahl besteht im Moment nicht oder nur ganz eingeschränkt. Daher reden wir definitiv nicht von New Work! Und wir sollten uns auch fragen, ob wir die das Home Office so stark promoten, dass es zukünftig heißt: Büro oder Home Office. Sicher wäre das schon ein Fortschritt. Doch das Ziel sollte es eigentlich sein, dieses wesentlich flexibler gestalten zu können – je nachdem, was für die einzelnen Mitarbeiter hilfreich ist und nicht das Home Office zum zweiten fixen Arbeitsplatz zu ernennen.

Und dann sind da die selbsternannten Experten für verteiltes Arbeiten, die einfach noch einmal klarstellen, dass Unternehmen mit verteilten Teams ja auch Geld sparen können! Ja, faktisch betrachtet, kann ein Unternehmen Geld sparen, wenn es keine oder weniger Büroflächen zur Verfügung stellen muss. Doch Obacht: gutes, verteiltes Arbeiten braucht Moderation und Coaching! Unternehmen, die erfolgreich verteilt arbeiten, investieren viel Zeit und Geld darin, auch eine verteilte Unternehmenskultur aufzubauen, zu leben und zu pflegen. Viele von ihnen treffen sich mindesten zweimal im Jahr für eine Woche, um gemeinsam zu diskutieren, sich persönlich kennen zu lernen und Spaß zu haben – alles organisiert und bezahlt durch das Unternehmen. Andere Firmen, die verteilt arbeiten, geben ihren Mitarbeitern die Freiheit, selber zu entscheiden, ob und wann sie mal zu einem anderen Kollegen, mit dem sie gerade an einem Projekt arbeiten, reisen wollen. Und das Ganze, ohne es mit dem Vorgesetzten abstimmen zu müssen! Verteiltes Arbeiten funktioniert eben nur mit einem entsprechenden Freiheitsgrad für die einzelnen Mitarbeiter, einem Unternehmen, das sich der Probleme und Herausforderungen nicht nur bewusst ist, sondern sie auch aktiv angeht und einer Kultur, die diese Form des Arbeitens auch unterstützt. Vertrauen, gegenseitiges Verständnis und Empathie spielen eine wichtige Rolle; die Motivation, verteiltes Arbeiten nur einzuführen, um Geld zu sparen, ist gefährlich! Denn wer nur an das Sparen von Geld denkt, wird wahrscheinlich wenig Engagement entwickeln, die nötigen Maßnahmen zu ergreifen, um verteiltes Arbeiten dauerhaft zu unterstützen. Dazu gehören auch die technische Ausstattung der Mitarbeiter, die IT-Infrastruktur und moderne, automatisierte Prozesse.

Fazit: es ist gut, dass jetzt so viele Unternehmen ihre Mitarbeiter zum Arbeiten nach Hause geschickt haben. Doch wir sollten uns davor hüten, dies als das „normale Home Office“ zu feiern, denn es ist weit von der Normalität entfernt. Und nur weil die Menschen jetzt von zuhause arbeiten, heißt das noch lange nicht, dass es auch funktioniert! Gleichzeitig muss uns bewusst sein, dass die Menschen zum Teil psychisch sehr stark unter der Situation leiden. Was wir jetzt brauchen ist Verständnis füreinander und Unterstützung. Wir dürfen die Menschen in den verteilten Teams jetzt nicht vergessen, sondern sollten ihnen die Unterstützung geben, die sie jetzt brauchen. Um gleichzeitig die Belastung durch die Unsicherheit in Bezug auf die Arbeit nicht noch zu vergrößern, hilft Transparenz enorm – ganz besonders auch von der Führung in Richtung Mitarbeiter. Die Kommunikation am Laufen zu halten, ist eine wichtige Führungsaufgabe. Gleichzeitig sollten Teams und Führungskräfte offen und transparent über ihre Erwartungen aneinander sprechen und abgleichen, derzeit besonders auch unter Berücksichtigung der individuellen Umstände. Das schafft die Basis für ein vertrauensvolles Miteinander. Explizit ist hier immer besser als implizit! Und manchmal ist es eben auch sinnvoll, dem Team einen Coach als Profi an die Seite zu stellen, der helfen kann, schwierige Situationen zu bewältigen, Lösungen zu finden und sich um die Menschen selbst zu kümmern. Dies ist besonders hilfreich, wenn auch die Führungskraft mit dieser Form des Arbeitens noch nicht vertraut ist. Verteiltes Arbeiten ist eine coole Sache und kann echt motivierend sein – wenn es richtig gemacht wird! Daher sollten wir die Dinge jetzt so benennen wie sie sind: es ist zwar Arbeiten von zuhause in verteilten Teams, aber mit erschwerten Anforderungen! Und daher müssen wir uns die Teams und die Menschen kümmern, damit sie diese besonderen Herausforderungen bewältigen können.

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