Doch das stellt viele Mitarbeiter, Teams, Führungskräfte und Unternehmen vor zum Teil gravierende Probleme. Unternehmen müssen ihre Pläne für das Jahr 2020 komplett über den Haufen werfen, ohne zu wissen, wann wir wieder zum „Normalgeschäft“ übergehen werden und wie dieses „Normalgeschäft“ aussehen wird.
Die Angst geht bei vielen mit
Trotz angekündigter Hilfspakete werden viele Unternehmer eine existenzielle Angst verspüren, Mitarbeiter werden Angst um ihre Jobs haben. Dazu kommen die Sorgen um die eigene Gesundheit und die unserer Familien und Lieben, die praktischen Probleme des Alltags und auch der Kinderbetreuung. Gleichzeitig wirken sich die Einschränkungen des öffentlichen Lebens und des Social Distancing unter Umständen auf die Stimmung der Menschen aus. Und dann auch noch das: Arbeiten von zuhause!
Das Arbeiten von zuhause: alles easy?
Das Arbeiten von zuhause wirft neben den technischen Aspekten auch noch viele weitere Fragen auf. Und gleichzeitig wird überall verkündet: so schlimm ist das nicht, andere praktizieren das doch auch erfolgreich. Doch so einfach ist das nun einmal nicht. Zum einen liegt das jeweils im Auge des Betrachters, ob etwas schlimm ist oder nicht. Für viele Menschen ist die tägliche Anwesenheit im Unternehmen mehr als nur Arbeit: es sind auch die sozialen Kontakte, die Kommunikation, der Austausch, das Lachen und die Gemeinsamkeit.
Erfolgreiches verteiltes, ortsunabhängiges Arbeiten: eine Frage des Vertrauens
Gleichzeitig ist es richtig, dass es viele Unternehmen und Mitarbeiter gibt, die erfolgreich ausschließlich mit und in verteilten Teams arbeiten. Der Unterschied: diese Unternehmen und Mitarbeiter haben das Arbeiten in verteilten Teams lange Zeit geübt und stetig verbessert. Verstärkend kommt hinzu, dass die Unternehmen sich Leute gesucht haben, die auch remote arbeiten wollten und ihre Vorteile darin gesehen haben. Das Prinzip basierte also auf Freiwilligkeit auf beiden Seiten, auf Training, auf dem Wissen, dass man garantiert Fehler machen wird und auf: VERTRAUEN!
Und heute? Unternehmen stehen plötzlich vor der Situation, dass sie von einem auf den anderen Tag plötzlich das können MÜSSEN, was die anderen lange trainiert haben. Ohne Vorbereitung, ohne Training, ohne Freiwilligkeit und vielleicht sogar: OHNE VERTRAUEN!
Das Prinzip der Gegenseitigkeit
Das gegenseitige Vertrauen spielt bei der Arbeit in verteilten Teams eine zentrale Rolle – ebenso wie in allen agilen Methoden. Führungskräfte müssen darauf vertrauen, dass die Mitarbeiter zuhause schon arbeiten werden und nicht den ganzen Tag nur vor dem Fernseher sitzen oder mit den Kindern spielen. Eine Kontrolle ist einerseits nur bedingt möglich, andererseits wäre sie aber auch das komplett falsche Signal. Es passt nicht zusammen, Selbstorganisation und Übernahme von Verantwortung durch die Mitarbeiter im Home Office zu erwarten, sie aber gleichzeitig engmaschig kontrollieren zu wollen.
Die Mitarbeiter wiederum müssen auch Vertrauen aufbringen – für die Kollegen und die Führungskraft. Gegenseitiges Vertrauen ist die zentrale Plattform für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Das gilt nicht nur für verteilte Teams, sondern für eine Zusammenarbeit jeglicher Art. Doch der Mangel an Vertrauen wirkt sich verstärkt auf verteilte Teams aus, da eben der direkte Zugriff nicht mehr gegeben ist. Leider begegnet uns diese Problematik des fehlenden Vertrauens in beide Richtungen immer noch sehr häufig in unserer täglichen Arbeit, denn eine von Vertrauen und Werten geprägte Unternehmenskultur ist noch lange nicht selbstverständlich!
Gemeinsam erstellte Regeln und mehr
Um eine Basis für dieses so wichtige Vertrauen zu schaffen, müssen Regeln zur ortsunabhängigen Zusammenarbeit her! Diese Regeln werden im Team mit der Führungskraft gemeinsam diskutiert und besprochen. Top-Down ist hierbei der verkehrte Ansatz, besonders auch dann, wenn Mitarbeiter dem Thema Home Office gegenüber sehr kritisch eingestellt sind. Doch diese Regeln gelten nicht nur für Mitarbeiter, sie beziehen sich auch auf die Führungskräfte. Doch wozu Regeln? Widerspricht das nicht der Selbstorganisation und der Agilität? Nein, Regeln spielen bei der Selbstorganisation und in der Agilität eine wichtige Rolle sie geben den Rahmen vor, in dem jeder selbstorganisiert handeln kann, ohne dabei das große Ganze aus den Augen zu verlieren. Das besondere hierbei ist, dass die Regeln nicht den Mitarbeitern aufgedrückt werden, sondern sie mit ihnen erarbeitet werden und ihre Vorstellungen berücksichtigt werden.
Auch gemeinsam vereinbarte Teamroutine und agile Methoden können sowohl den Einzelpersonen, dem Team also auch der Führungskraft helfen, Vertrauen aufzubauen, den Home Office Blues im Griff zu behalten und das Arbeiten von zuhause aus zu erlernen.
Und dann ist das noch ein andere Frage: Hard- und Software
Und natürlich muss auch die technische Ausstattung, sowohl auf Hardwareseite wie auch von den Softwarelösungen, den Tools, passen, akzeptiert und der Umgang mit ihnen erlernt werden. Gerade bei den Softwarelösungen kommt es häufig zu Fehlern. Es wird gekauft, was alle anderen auch nutzen – ohne zu überlegen, was das Unternehmen bzw. das Team eigentlich wirklich braucht. Bietet das Tool dann nicht die Features, die dem Team einen Nutzen bringen, ist der Ärger oft nicht weit entfernt und die Kommunikation mit dem Team, das Herstellen der Transparenz oder auch die Meetings werden unbequem und als Last empfunden.
Wer also mit seinem Team oder dem ganzen Unternehmen plötzlich ins Home Office wechseln muss, um als verteiltes Team zu arbeiten, hat viel zu lernen!
Und wo gelernt wird, werden Fehler gemacht!
Auch hier helfen agile Methoden weiter, um an den Fehlern zu wachsen und sich kontinuierlich zu verbessern – ein Kernziel in der agilen Welt. Auch dazu ist die Frage der Unternehmenskultur wieder ein wichtiger Aspekt. Eine positive Fehlerkultur, eine Kultur des Lernens und eine gesunde Feedbackkultur – das ist es, was zählt, wenn kontinuierliche Verbesserungen das Team weiterbringen soll.
Und auch die Führungskräfte sind gefordert, den Kontakt wertschätzend zu suchen, auf die Sorgen und Fragen der Mitarbeiter entsprechend einzugehen und rechtzeitig zu erkennen, wenn jemand in den Blues verfällt und sich abschottet.
Alte Aufgaben unter neuen Vorzeichen und noch lange nicht von jeder Führungskraft gelebt.
Dieser Spagat zwischen den unternehmerischen Herausforderungen, den persönlichen Ängsten und Bedenken und dem besonderen Umstand des Arbeitens als verteiltes Team kombiniert mit dem enormen Zeit- und Erfolgsdruck, stellt alle auf die Probe.
Gib deinem Team die Zeit und den Raum, zu lernen, zu reflektieren und sich zu entwickeln. Nutze die Kompetenz eines erfahrenen Coaches, der das Team und die Führungskraft virtuell begleitet und dir hilft, die Weiterentwicklung des Teams in die richtige Richtung mit dem passenden Tempo zu lenken.
